Fichajes

FichaChat no usa huella, reconocimiento facial ni ninguna otra biometría (la ley las prohíbe). Los empleados fichan mediante enlaces únicos de un solo uso que reciben en su móvil.

Enlaces de fichaje (magic links)

Un enlace de fichaje es una URL con un token único que abre la página de confirmación de entrada o de salida en la app. No requiere contraseña ni instalar nada.

Se envía por el canal principal de la empresa (WhatsApp o SMS) y, si está activado, también por email. Si un canal falla, el sistema intenta el siguiente (WhatsApp → SMS → email).
Por WhatsApp llega como plantilla aprobada con un botón «Fichar entrada» o «Fichar salida».
Caduca: por defecto a las 2 horas de enviarse (configurable por la plataforma). Un enlace caducado o ya usado muestra «Enlace no válido o expirado» y no registra nada.
Es de un solo uso: una vez fichado, el mismo enlace no sirve para volver a fichar.

Las URLs que verá el empleado son https://app.fichachat.com/auth/magic-link-check-in?token=… y …/auth/magic-link-check-out?token=….

Quién puede enviar un enlace

El responsable, manualmente, desde la lista de Empleados o desde la ficha de un empleado («Enlace enviado»).
El sistema, automáticamente, con los recordatorios (ver más abajo).

Recordatorios automáticos

Cada 5 minutos FichaChat revisa los horarios de todos los empleados activos con teléfono y horario asignado, y envía:

Recordatorio	Cuándo	Cuántas veces
Entrada	Desde 5 minutos antes de la hora de entrada del horario, si el empleado aún no ha fichado.	Una vez por turno.
Salida	Desde 5 minutos antes de la hora de salida, si el empleado ha fichado entrada pero no salida.	Una vez por turno.
Salida olvidada	Si pasada la hora de salida sigue sin fichar.	Se repite cada 60 minutos hasta que ficha (hasta 4 horas después del fin del turno).

Detalles que conviene conocer:

Los horarios de jornada partida (dos o más tramos al día) reciben un recordatorio de entrada y otro de salida por cada tramo.
Las horas se evalúan en la zona horaria de la empresa.
Un empleado con una ausencia ese día (festivo de empresa, vacaciones, día personal o baja) no recibe recordatorios. Ver Ausencias.
El recordatorio no insiste: si el empleado no ficha al momento, el enlace sigue siendo válido hasta que caduque.

Entradas, salidas y pausas

Cada fichaje crea un registro con la hora del servidor (no la del móvil), el empleado y el tipo: entrada, salida, inicio de pausa o fin de pausa.

Desde el portal de empleado (ver Empleados) el empleado ve su estado actual («No has fichado hoy», «Estás fichado», «Estás en pausa»), las horas trabajadas y el tiempo de pausa del día, y puede fichar entrada, salida y pausas directamente.
El responsable ve en el Panel quiénes están «Activos ahora» y en el Libro de registros todos los fichajes de la empresa, filtrables por fechas y empleado.

Registros trazables

Cada registro se firma con un hash SHA-256 enlazado con el registro anterior (cadena de hashes), y todo cambio posterior queda guardado en el historial con quién lo hizo, qué cambió y cuándo. Esto es lo que exige la ley: los registros pueden corregirse, pero nunca sin dejar rastro.

Corregir o eliminar un registro

Los errores ocurren: alguien olvida fichar la salida, ficha dos veces o se equivoca de hora. FichaChat permite corregirlos con estas reglas:

Editar (icono de lápiz en el Libro de registros o en «Mis registros»): se puede cambiar la hora y las notas. Hay que indicar un motivo de la modificación (mínimo 3 caracteres); sin motivo no se guarda.
Eliminar (icono de papelera): también requiere un motivo. El registro no desaparece de la base de datos: se marca como eliminado y sigue disponible para la auditoría y para la Inspección de Trabajo.
Los registros modificados aparecen con la marca (editado) y su historial completo puede consultarse en Historial de cambios.

Tanto el responsable como el propio empleado (sobre sus registros) pueden corregir; en ambos casos queda registrado quién lo hizo.

Zonas de fichaje

La verificación de la ubicación en el momento de fichar (zonas o geofences) está en desarrollo.