Cumplimiento legal 2026

La Ley de Control Horario Digital 2026 obliga a todas las empresas a llevar el registro de jornada en un sistema digital, trazable y accesible a distancia por la Inspección de Trabajo. El papel y las hojas de cálculo dejan de ser válidos.

Requisitos y cómo los cumple FichaChat

Requisito	En FichaChat
Registro solo digital	Aplicación web con base de datos; sin papel ni Excel.
Trazabilidad completa	Cada registro se firma con un hash SHA-256 encadenado con el anterior. Toda modificación exige un motivo y queda guardada con quién, qué y cuándo.
Hora certificada	La hora del fichaje la pone el servidor, no el móvil del empleado.
Retención de 4 años	Nada se borra de verdad: registros, empleados y empresas se marcan como eliminados pero se conservan. Los informes mensuales y los registros de auditoría y de envío de mensajes son inmutables.
Acceso remoto de la Inspección	API específica para inspectores con acceso a los registros y a su historial de cambios.
Transparencia con el trabajador	Cada empleado ve y puede descargar sus propios registros desde su portal.
Resumen mensual	Informes mensuales automáticos y resumen de horas para cada empleado.
Sin biometría	Nada de huella ni reconocimiento facial: enlaces únicos por WhatsApp, SMS o email.
Credenciales individuales	Cada empleado tiene su propio acceso identificado por email.
Datos en la UE	Almacenados y procesados exclusivamente en servidores de la Unión Europea.

Modificaciones permitidas, pero nunca ocultas

La ley no prohíbe corregir un fichaje (la gente se olvida de fichar o se equivoca); prohíbe hacerlo sin rastro. Por eso en FichaChat:

• editar la hora o las notas de un registro requiere un motivo de al menos 3 caracteres;
• eliminar un registro también requiere motivo y es una eliminación lógica: el registro sigue existiendo, marcado como eliminado;
• cada versión anterior se conserva y puede consultarse en Historial de cambios y desde la API de inspección.

Acceso de la Inspección de Trabajo

Un usuario con rol inspector (creado por la plataforma, de solo lectura) puede consultar los datos de cualquier empresa a partir de su CIF/NIF:

GET https://api.fichachat.com/api/v1/reports/inspector/<CIF>/           # registros de jornada
GET https://api.fichachat.com/api/v1/reports/inspector/<CIF>/history/   # historial de modificaciones

Ambos aceptan ?start_date=AAAA-MM-DD&end_date=AAAA-MM-DD. El inspector ve también las empresas, empleados y registros eliminados lógicamente: la retención de 4 años existe precisamente para eso. Cada acceso de inspección queda anotado en el registro de auditoría.

Sanciones

La falta de registro, o un registro no conforme, se sanciona por trabajador afectado. La web comercial recoge los tramos publicados (leve, grave y muy grave, hasta 10.000 € por trabajador en el tramo más alto); consulta siempre el texto legal vigente.

Protección de datos

El responsable del tratamiento es SmartupSoft SL (CIF B42781278). Los registros horarios se conservan 4 años y los datos de facturación 6 años (normativa fiscal). Los datos no se ceden a terceros salvo a la Inspección de Trabajo cuando lo exige la ley y a los proveedores necesarios para el servicio (alojamiento, envío de mensajes) con contrato de encargado de tratamiento.

Para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición: contacto@smartupsoft.com. La política de privacidad completa está en la web comercial.